Comment faire une lettre de relance pour facture impayée ?

Les relances des factures impayées par courrier électronique constituent les premières étapes du recouvrement amiable. De manière juridique, elles ne sont pas une démarche obligatoire. Pourtant, les prestataires peuvent envoyer directement des lettres de mise en demeure de payer à leurs clients.

Pourquoi rédiger une lettre de relance ?

Parfois, l’envoi d’une lettre de rappel est la solution idéale pour recevoir un paiement impayé. Les relances permettent d’informer les clients que des factures sont arrivées à échéance, et qu’ils n’ont pas encore faire le paiement de ces factures. Des factures non réglées peuvent être le résultat d’une négligence commise par les clients. Dans ce cas, les relances permettent de les rappeler formellement qu’il est temps de faire le paiement de factures impayées. Les recouvrements des créances n’est pas une étape obligatoire. Par contre, ceux-ci sont vivement recommandés car ils permettent de recevoir le paiement des factures impayées.

Comment réaliser une lettre de rappel ?

Les lettres de relances peuvent être faites par mail ou par écrit. En général, elles doivent comporter :

• Une demande de paiement dans les plus brefs délais;
• La somme à payer;
• Les informations concernant les factures non réglées.

Outre, les prestataires peuvent aussi joindre un exemplaire des factures aux lettres de rappel de  sorte que les clients puissent s’y retrouver dans leurs comptes tenus.

Plusieurs autre éléments importants doivent aussi mentionnés dans ces lettres comme :

• les délais accordés aux clients pour payer les factures indiquées sur les lettres de relance,
• les démarches déjà faites par le créancier pour recevoir le montant des factures,
• les délais qui leur étaient accordés pour régler,
• les références des factures impayées,
• les coordonnées des clients,
• les coordonnées du créancier.

Quand envoyer des relances ?

Les lettres de rappel doivent être envoyées aussitôt que les délais de règlement des factures sont arrivés à échéance. Il est important de considérer que les clients sont en retard dans le règlement et que les prestataires peuvent engager des recouvrements des factures. Lorsque les clients ne répondent pas aux premières lettres de rappel, ils peuvent procéder aux deuxièmes relances. Les prestataires peuvent faire des lettres de mise en demeure aux clients si les factures impayées ne sont pas encore réglées après les troisièmes lettres de relance.    

Les précautions à prendre

Il est important de prendre quelques précautions lorsque vous faites des lettres de relance. Des relances agressives et répétées sont déconseillées. Les menaces de divulguer des données ou des informations afin de se faire remettre des moyens de règlement ou des documents ou d’inscrire les clients sur des bases de données privées font partie du chantage. L’auteur de cette infraction peut être condamné d’une lourde peine pécuniaire et à plusieurs années d’emprisonnement. Les impayés doivent rester dans la confidentialité. L’utilisation des termes déclarant un jugement, une vente ou une saisie ou faisant assimiler les relances à des actes huissier ou à des décisions de justices est illégale. Il faut aussi éviter d’envoyer les lettres de relance à des sociétés de recouvrement, des huissiers ou des avocats. Cela est un acte illégal.